Wie plant man einen Road Trip mit Excel?

Bei der Planung eines Road Trips planen wir oft die Route ein paar mal um oder ganz neu. Da werden Hotels oder Campingplätze raus gesucht, Strecken berechnet, Fahrtzeiten studiert und natürlich auch ein Auge auf die Kosten geworfen.

Um uns das Leben hier ein wenig einfacher zu machen, arbeiten wir seit einiger Zeit mit einer Excel-Tabelle, welche ich euch hier zeigen möchte. Am Ende des Beitrages könnt ihr die Tabelle auch downloaden.

Trip- und Kostenplanung mit Excel

Flugpreise

Schauen wir uns die Tabelle mal an. Grün eingefärbt sind die Zeilen für den Hin- und Rückflug. Wir geben dabei natürlich nur einmal den Gesamtpreis ein, wenn die Reise zusammen bei einer Gesellschaft gebucht wurde.

Die Zeilen und Spalten in der Mitte sind die Planung des Road Trips. In den ersten Spalten finden sich die Tage mit Datum. Das bietet einen schönen Überblick, vor allem um die Wochenenden im Auge zu haben. In Las Vegas z.B. sind Hotels am Wochenende wesentlich teurer als unter der Woche.

Planung der Fahrtstrecken

In den beiden nächsten Spalten werden die geplanten Meilen eingegeben, die man an dem entsprechenden Tag fahren will oder möchte. Die Umrechnung in Kilometer erfolgt automatisch. Die Meilen findet man ja einfach über Google Maps oder andere Kartenprogramme heraus. Ich rechne aber immer gerne noch 10-20% oben drauf. Das kommt der Realität dann sehr nahe. Man fährt doch immer mal Umwege oder besichtigt Dinge, die man vor dem Urlaub nicht auf dem Schirm hatte.

Die beiden nächsten Spalten dienen als Notiz, ob es sich um einen Tag auf der Straße oder einen Tag mit Sightseeing handelt. Dazu werden einige Dinge notiert, die man sich anschauen will. Wobei wir für die Details dazu noch weitere Listen haben, meist in Evernote geführt.

Übernachtungen

Die letzten Spalten drehen sich um die Übernachtung an dem Tag. In welchen Ort, in welchem Hotel, die Kosten für das Zimmer und natürlich die Adresse des Hotels. Ihr seht in dem Beispiel auch einige Fragezeichnen. Das sind Tage, wo wir uns noch nicht festgelegt haben, wo wir übernachten wollen. Die Hotels suchen wir dann dort, in dem Ort, wo wir bleiben wollen.

Im unteren Bereich der Tabelle werden die Kosten zusammen gefasst.

Kosten für Auto und Benzin

Links unten wird der Preis für den Mietwagen und sein Verbrauch eingetragen. Den Verbrauch findet man entweder bei der Leihwagenfirma oder man schaut einfach mal auf die Seiten der Fahrzeughersteller in den USA, die müssen den Verbrauch bei ihren Angeboten angeben. Der Verbrauch wird übrigens in MPG angegeben, als in Meilen pro Gallone. Bei Wohnmobilen könnt ihr zwischen 8 und 9,5 MPG rechnen – mehr schaffen die wirklich nicht.

Weiter könnt ihr den Benzinpreis eingeben, der im Moment in der geplanten Region zu erwarten ist. Die Preise findet ihr bei der U.S. Energy Information Administration.

Die Treibstoffkosten sollte man bei der Planung nicht unterschätzen, vor allen nicht, wenn man mit dem Wohnmobil unterwegs ist.

Gesamtkosten

Die errechneten Benzinkosten erscheinen dann automatisch im rechten, unteren Bereich der Tabelle, bei den restlichen Summen. So ergibt sich am Ende eine Gesamtsumme, die ihr für die Reise einplanen solltet. Die Preise in der Tabelle sind alle in Dollar angegeben, da die Kosten in dieser Währung bezahlt werden. Ganz unten rechts erfolgt dann die Umrechnung in Euro, wo die Formel dann zum Zeitpunkt der Reise an den aktuellen Wechselkurs angepasst werden muss.

Download

Ihr könnt die Excel-Tabelle hier als gezippt Datei downloaden. Die Umrechung erfolgt von US-Dollar in EURO. Der Umrechnungskurs kann aber angepasst werden, somit ist theoretisch die Berechung mit allen Währungen machbar.

Download Excel Tabelle