Homeoffice – 9 Tipps für effizientes Arbeiten

Corona und Homeoffice, diese Worte beherrschen aktuell wieder die Schlagzeilen. Immer mehr Politiker und Verbände fordern, dass noch mehr Menschen ins Homeoffice wechseln sollen, wenn das beruflich möglich ist. Mit ein paar Tipps, kann das Arbeiten im Homeoffice sehr effizient sein, die haben wir mal zusammengestellt. Aber viele Chefs haben mit Homeoffice oder mobilen Arbeiten ein Problem. Auch für die haben wir ein paar Tipps aufgeschrieben.

Corona Homeoffice – eigene Erfahrung

Nicht erst seit Corona arbeite ich regelmäßig im Homeoffice. Vor der Pandemie waren es meist zwei Tage in der Woche. Seit März 2020 bin ich dagegen im Vollzeit-Homeoffice. Insgesamt war ich in der Zeit nur 20-30 mal im Büro, immer nur für wenige Stunden, wenn vor Ort Geräte installiert werden mussten.

Vor Corona war es in unserer Firma nur wenigen Kolleg:innen vergönnt, im Homeoffice zu arbeiten. Das hat sich mit dem ersten Lockdown geändert und hält bis heute an. Aktuell sind alle Kolleg:innen im Homeoffice, wo es vom Aufgabengebiet her machbar ist, und das so oft die möglich. Und wir denken, dass das noch ein paar Wochen so bleiben wird, vielleicht sogar noch ein paar Monate.

Wer kann denn im Corona Homeoffice arbeiten?

Die wichtigste Frage ist natürlich, wer kann eigentlich im Homeoffice arbeiten? Bei uns sind das natürlich die Bürojobs. Verwaltung, Buchhaltung, Personal und natürlich die IT. Unser Unternehmen hat auch ein Kundenzentrum, welches aktuell geschlossen ist. Für unsere Kunden sind wir weiterhin telefonisch über unsere Telefonnummern zu erreichen. Auch diese Arbeitsplätze haben wir inzwischen ins Homeoffice umgesiedelt. Für irgendwas muss Voice-over-IP ja gut sein. Die Kolleg:innen arbeiten nun mit Softphones auf ihren Rechnern und sind somit über die normalen Rufnummern des Büros erreichbar und unsere Call-Center-Software verteilt die Anrufe, wie im Normalbetrieb. Das war im ersten Lockdown noch mit Weiterleitungen auf die (teilweise privaten) Rufnummern noch nicht gut gelöst.

Schwieriger wird es bei unseren Monteuren, welche auch zu den Kunden müssen und für Notfälle bereitstehen müssen. Aber auch da haben wir eine Zwischenlösung. In normalen Zeiten treffen sich die Monteure morgens zur Aufgabenbesprechung. Das geschieht nun per Telefon- oder Videokonferenz. So können die Teams sich von zu Hause aus absprechen und die Kontakte sind minimiert.

Die wenigen Kolleg:innen, die weiter im Büro arbeiten müssen, sitzen alle in Einzelbüros (es sind ja genug frei im Moment). Zusätzlich besteht eine Maskenpflicht im Büro und Treffen von mehr als zwei Kolleg:innen in einem Raum sind dringend zu vermeiden.

Dabei muss die Arbeit auch nicht unbedingt von zu Hause aus erledigt werden. Es haben sich auch die Begriffe Telearbeit oder mobiles Arbeiten durchgesetzt. Diese beschreiben allgemein ein ortsunabhängiges Arbeiten. Dabei kann das Notebook auch in einer Strandbar stehen. Das ist aber in Zeiten von Corona auch nur so eine mittelmäßig gute Idee, also bleiben wir hier im Beitrag mal beim Begriff Homeoffice.

Und das Ergebnis? Es funktioniert!

Und das Resultat aus den Maßnahmen? Es funktioniert prima, die Firma läuft. Es gibt, wenn überhaupt, mal kleinere Probleme, welche sich aber lösen lassen. Einige Workflows mussten natürlich angepasst werden. Dabei gab es aber Änderungen oder Optimierungen, welche wir durchaus nach Corona beibehalten werden.

Am Ende sind unsere Unternehmensaufgaben abgedeckt. Wir sind für Kunden oder potenzielle Kunden erreichbar. Wir sind für Geschäftspartner oder an Prozessen beteiligten Firmen erreichbar und diese laufen reibungslos. Unser Service funktioniert weiter, sowohl die technische Seite ebenso wie die Kundenbetreuung.

Und die Kolleg:innen sind nicht unzufrieden. Natürlich vermisst man die sozialen Kontakte in der Firma. Natürlich haben nicht alle ein perfektes Arbeitszimmer zu Hause. Und natürlich haben einige Kolleg:innen neben der Arbeit auch noch mit den Kindern zu Hause richtig Leben in der Bude. Es gibt aber keinen der sagt „Das funktioniert so nicht“. Einige wären gerne wieder im Büro, sehen aber, dass es auch so funktioniert.

Sehr viele Kolleg:innen berichten auch, dass sie im Homeoffice viel effizienter arbeiten. Warum das so ist, können sie nicht unbedingt beschreiben. Vielleicht ist es weniger Ablenkung durch die Kolleg:innen im eigenen Büro oder die andere Umgebung? Vermutlich ist es ein Mix aus mehreren Gründen. Ich selber kann das aber auch bestätigen. Im Homeoffice bekomme ich meistens mehr in kürzerer Zeit geschafft. Auf jeden Fall ist für viele das Homeoffice inzwischen das New Normal.

9 Tipps für ein produktives Arbeiten im Corona Homeoffice

Mit ein paar Tipps lässt es sich auf wirklich gut im Homeoffice arbeiten. Klar, nicht alles davon lässt sich immer perfekt umsetzen. Wenn aber das Gesamtbild passt, dann arbeitet es sich ganz gut im eigenen zu Hause.

Casual Kleidung, aber nicht übertreiben

Ganz wichtig ist eine gemütliche, halbwegs brauchbare Kleidung, auch im Homeoffice. Einmal angezogen kann man den Arbeits(!)tag starten und hat eine Unterscheidung zum freien Wochenende, wo man vielleicht im Jogginganzug vor dem Rechner sitzt.

In Zeiten von Videokonferenzen, die durchaus mal spontan stattfinden können, ist eine zu lockere Kleidung eh zu einem Problem geworden. Einen Video-Call vom Chef möchte man vielleicht nicht im Schiesser-Feinripp annehmen.

Ihr müsst es aber auch nicht übertreiben. Ich habe schon Menschen in Video-Konferenzen erlebt, welche zu Hause im Manager-Jogginganzug gesessen haben. Also in Anzug inklusive Krawatte. Dabei denke ich mir dann auch nur meinen Teil.

Einfach eine seriöse Kleidung, passend zum Job oder zur anstehenden Videokonferenz, das passt dann schon. Ich als IT-ler habe es da einfach, da ist das T-Shirt durchaus der gängige und allgemein akzeptierte Dress-Code.

Zeitmanagement / Arbeitszeit einteilen

Ganz wichtig! Achtet auf Eure Arbeitszeiten. Die größte „Gefahr“ im Homeoffice ist es, dass man viel zu viel arbeitet. Ganz besonders bei Jobs, wo keine klare Definition der täglichen Arbeit gegeben ist, neigt man dazu, länger zu arbeiten. In der heimischen Umgebung, die schnurrende Katze liegt neben einem, der Kaffee ist auch besser, man ist recht Casual gekleidet, da kann man doch Aufgabe/Projekt XY auch noch um 18 Uhr mal angehen.

Das war mein Problem, vor vielen Jahren, als ich mit dem Arbeiten im Homeoffice begonnen habe. Irgendwann hat Melli mich mal gefragt, ob ich noch alle Tassen im Schrank habe. Bis 22 Uhr für die Firma am Rechner, und das mehrfach im Monat.

Achtet also darauf, dass Ihr es nicht übertreibt und haltet Eure Arbeitszeiten im Auge. Und wenn ihr mal einen Tag richtig lange arbeitet, auch weil es Spaß macht, gönnt Euch an einem anderen Tag eine kürzere Arbeitszeit. Familie und Hobbys werden es danken.

Bei mir in der IT ist es oft so, dass gewisse Aufgaben erst am Abend erledigt werden können, wenn alle anderen Kolleg:innen Feierabend haben. Dann sitze ich durchaus auch mal bis Mitternacht am Rechner. Dafür geht der Wecker am nächsten Tag aber auch erst um 10 oder noch später.

Ergonomischer Arbeitsplatz

Achtet auch im Homeoffice auf einen halbwegs ergonomischen Arbeitsplatz. Eure Knochen werden es Euch danken.

Das Laptop auf dem niedrigen Couchtisch und man selber auf dem Sofa davor, keine dauerhaft gute Idee. Auch am Küchentisch auf dem Küchenstuhl arbeitet man nicht wirklich gerne.

Wenn irgendwie möglich nutzt wenigstens einen halbwegs ergonomischen Bürostuhl und einen Tisch mit einer vernünftigen Höhe. Dazu einen großem Bildschirm am Notebook, zusammen mit einer externen Maus und Tastatur.

Gute Arbeitgeber stellen Euch solche Dinge auch für das Homeoffice zur Verfügung. Denn auch um Homeoffice gelten die Regeln für die ergonomische Ausstattung von Arbeitsplätzen.

Bewegung zwischendurch

Dieser Tipp gilt auch für das Büro und nicht nur für das Homeoffice. Bewegt Euch zwischendurch. Bei mir sind die regelmäßigen Gänge zur Kaffeemaschine schon ein erster Schritt, nicht am Schreibtisch einzurosten. Eine weitere Motivation sich zu bewegen sind Telefonate. Wenn ich bei einem Telefonat nichts am Rechner erledigen muss, laufe ich während der Gespräche durch die Wohnung.

Pausen machen

Ebenso wichtig wie die Bewegung sind Pausen. Setzt Euch selber Pausenzeiten und haltet diese dann auch ein. Und Pause heißt konkret: Nicht telefonieren, Mailbox an, Mail-Programm schließen und am besten weg vom Rechner.

Ihr seid dann halt mal für 30/45/60 Minuten nicht erreichbar. Das ist halt so, die Welt wird sich weiterdrehen.

Nicht ablenken lassen

Eine Gefahr im Homeoffice ist die Ablenkung. Die ist deutlich größer, als in der Firma. Naja, fast, ständige Quatsch-Besuche von Kolleg:innen können auch ablenken.

Zu Hause hat man aber vielleicht den Postbosten der klingelt. die privaten Anrufe zwischendurch, die gerade fertig gewordene Spülmaschine oder die Frau, welche gerade selber für Ihren Job telefoniert oder ein privates Telefonat führt.

Wenn es möglich ist, schottet Euch von solchen Ablenkungen ab. Die Betonung liegt auf, „wenn es möglich ist“. Aktuell sind viele Kinder ebenfalls zu Hause, und die kann man schlecht im Keller einsperren.

Aufgaben managen

Genau wie bei der Zeitplanung überlegt Euch, welche Arbeiten ihr am Arbeitstag erledigen wollt und fokussiert Euch dann darauf. Gerade bei Jobs, die nicht nur feste Prozesse abarbeiten, ist das ein ganz wichtiger Punkt um Chaos in der Arbeit zu vermeiden.

Telefonate oder Video-Konferenzen mit den Kolleg:innen

Fehlende soziale Kontakte, besonders innerhalb des Unternehmens, ist der häufigste Kritikpunkt von Mitarbeiter:innen im Homeoffice. Und je nach Aufgabengebiet stimmt das auch. Einige könnten wochenlang vor sich hin arbeiten, ohne Kontakt zu den Kolleg:innen.

Bei mir im IT-Bereich, inklusive Hotline, sieht das ein wenig anders aus. Irgendwann rufen sie alle an, wenn mal nichts funktioniert und dann bleibt auch immer ein wenig Zeit für ein „Flurgespräch“. Und auch über verschiedene Projekte habe ich regelmäßig Kontakt zu internen und externen Kolleg:innen.

Was aber tun, wenn das nicht zutrifft und die Kontakte sehr spärlich sind. Wie wäre es mit einem regelmäßigen, virtuellen Stammtisch im Abteilungs- oder Firmenkreis? Sich einfach in einer Video-Konferenz mal treffen und zusammen ein wenig quatschen?

Zur Not tut es auch oft ein Telefonat, um nicht komplett den Kontakt zu Kolleg:innen zu verlieren. Im Rahmen der alltäglichen Arbeiten gibt es immer wieder Dinge, Rückfragen, die geklärt werden müssen. Dann einfach mal keine Mail schreiben, sondern anrufen.

Den passenden Weg finden

Das waren jetzt alles Tipps aus meiner Erfahrung im Homeoffice. Der Wichtigste kommt aber zum Schluss: Findet Euren eigenen Weg, um effizient im Homeoffice zu arbeiten.

Arbeitet Ihr am liebsten im Jogginganzug? Dann macht das. Ist es Euch egal, wenn ihr jeden Tag 12, 14, 16 Stunden arbeitet? Dann ist das vollkommen in Ordnung. Könnt Ihr am besten auf der Liege im Garten arbeiten, mit dem Notebook auf dem Schoß? Auch das ist dann in Ordnung.

Wichtig ist am Ende doch nur, dass Ihr Eure Arbeit schafft, Euer Unternehmen vorwärtsbringt und Euch dabei wohl fühlt.

Homeoffice – Tipps für Chefs – Flexibel sein und Vertrauen haben

Hier sehe ich eigentlich das größte Problem beim Thema Homeoffice. Der Kontroll-Wahnsinn in den Chefetagen. Nein, das beziehe ich ausdrücklich nicht auf meinen Arbeitgeber. Ich bekomme das aber an anderen Stellen immer wieder mit.

Liebe Chefs, liebe Geschäftsführer, Abteilungsleiter oder andere Führungskräfte. Habt doch einfach mal Vertrauen zu Euren Mitarbeiter:innen. Ihr habt diese Menschen irgendwann eingestellt. Warum denn? Weil ihr ihnen nicht zutraut, das Unternehmen zu unterstützen und vorwärtszubringen? Nicht wirklich, oder?

Und oft kommen die gleichen Argumente, immer wieder und immer wieder sinnlos:

• Keine Kontrolle der Arbeitszeit: Hm, mal abgesehen davon, dass das technisch durchaus machbar wäre, was bringt es eigentlich? Was messt Ihr denn mit der Zeiterfassung? Am Ende doch nur die körperliche Anwesenheit der Mitarbeiter:innen. Eine Aussage über Produktivität erhält man dadurch nicht. Nehmen wir an, zwei Mitarbeiter:innen haben das gleiche Aufgabegebiet, mit identischem Umfang. Einer schafft das in den vorgegeben 8 Stunden, der Andere ist in 5 Stunden fertig. Was macht der Letztere denn nun, wenn er im Büro ist und seine Anwesenheit erfasst ist? Richtig, im Internet surfen, Telefonieren, quatschen gehen.
  Noch ein weitere Punkt ist diese „Kernarbeitszeit“. Bei einigen Kolleg:innen bei uns müssen täglich bestimmte Prozesse abgearbeitet werden. Diese müssen, aufgrund gesetzlicher Vorgaben, bis zum Tag X erledigt werden. Ob die Bearbeitung aber um 9 Uhr am Morgen oder um 22:26 am Abend erfolgt, ist vollkommen egal. Wichtig ist nur, dass die Aufgaben eben bis zum Tag X erledigt sind.
  Daher liebe Chefs, werdet bei den Arbeitszeiten mal ein wenig flexibel. Am Ende zählt doch nur, ob die geforderten Aufgaben erledigt sind. Motivierte Mitarbeiter:innen werden sich bei Unterbelastung schon melden. Weniger motivierte werden die restliche Zeit anders nutzen, egal ob im Büro oder im Homeoffice.
• Sicherheitsbedenken oder keine technische Ausstattung fürs Homeoffice: Tja, liebe Chefs, das habt Ihr Euch auch ein wenig selber eingebrockt. Wer jahrelang die IT nur als Kostentreiber betrachtet, jede Ausgabe in dem Bereich „kritisch“ prüft und wegen „zu teuer“ ablehnt, der hat jetzt natürlich ein Problem. Allerdings ist es wirklich kein technisches Hexenwerk den Mitarbeitern die Möglichkeit zum Homeoffice zu geben. Da müssen sicherlich mal ein paar Euro in die Hand genommen werden und man sollte mit der Umsetzung auch Profis beauftragen. Aber dann ist das schnell und auch sicher machbar.
• Keine Kontrolle der Mitarbeiter: Mal abgesehen von den Arbeitszeiten hört man das Argument oft, dass man ja keine Kontrolle darüber hat, was die Mitarbeiter den ganzen Tag lang so machen. Bist Du Chef und argumentierst so? Gehörst Du also zu den Chefs, die ständig durch die Bürogänge laufen um zu kontrollieren, ob Deine Angestellten auch artig am Platz sitzen und arbeiten? Platzt Du gerne in jede Teeküche mit den Worten „Na, wieder Stammtisch hier“?
  Ganz ehrlich? Dann ist das natürlich eine doofe Zeit für Dich, mit Deinem Kontrollwahn, wenn die Büros leer sind. Du kannst ja jetzt alle Mitarbeiter:innen einmal am Tag anrufen und nerven.
  Nein, mal im Ernst. Glaubst Du wirklich, dass Mitarbeiter:innen nur produktiv sind, wenn sie still und artig am Schreibtisch sitzen? Vergiss es.
• Fehlende soziale Kontakte innerhalb der Firma: Diesen Kritikpunkt lasse ich gelten. Wir würden uns alle freuen, die Kolleg:innen mal wieder in live und echt zu erleben. Naja, zumindest die meisten Kolleg:innen. Und noch jemand würde sich tierisch über regelmäßige Treffen der Abteilungen freuen. Ein gewisser Virus.
  Es gibt wirklich Unternehmen, nein meines nicht, die alle ins Homeoffice schicken aber auf wöchentliche Team- oder Abteilungsbesprechungen bestehen. So in echt, in einem Raum, mit alle Mann/Frau. Ganz ehrlich, dann könnt Ihr es auch bleiben lassen. Einerseits Infektionsschutz betreiben aber einmal die Woche ein Super-Spreader-Event veranstalten, ist nur so mittelmäßig klug.
• Fehlende Kommunikation: Auch ein Punkt, der durchaus zu bedenken ist. Viele gute Ideen in einem Unternehmen entstehen schon mal bei Treffen in der Teeküche oder beim Betriebsgrillen. Das fällt natürlich aktuell aus. Nur, was spricht gegen einen virtuellen Ersatz? Eine virtuelle Kaffeeküche, ein abendliches, lockeres Meeting ohne Themenvorgabe, wo auch privat gequatscht werden kann, ein virtueller Firmenstammtisch?
  Und was die projektinterne Kommunikation angeht, da ist es sicherlich eine Umgewöhnung, keine Frage. Aber im Jahr 2021 gibt es so viele Möglichkeiten. Team-Chats in Messenger-Programmen, Telefonkonferenzen, Videochats oder andere moderne Kommunikationswege. Auch hier ist natürlich eine Umgewöhnung nötig, bei allen Beteiligten.

Liebe Chefs, noch mal der Aufruf dazu Euren Mitarbeitern zu vertrauen, flexibel zu denken und auch mal was Neues auszuprobieren. Vielleicht bleibt das Ein oder Andere hängen, für die Zeit nach der Pandemie. Bei uns hat sich zum Beispiel die Erkenntnis durchgesetzt, dass es vollkommener Schwachsinn ist, für eine 2-stündige Powerpoint-Präsentation durch halb Deutschland und wieder zurückzureisen, wenn das doch prima per Videokonferenz zu erledigen ist.

Weitere Homeoffice-Tipps im Netz

• Auf dem Blog Barbaralicious findet Ihr Tipps von 11 Angestellten und Selbstständigen
• Claudia hat direkt einen ganzen Blog dem Thema Abenteuer Homeoffice gewidmet
• Auf dem kununu Blog findet Ihr Tipps für neue Routinen im Homeoffice

Das waren meine Tipps für ein effizientes Arbeiten im Homeoffice. Und bevor nun einige Menschen Nebenluft ziehen. Ja, mit ist bewusst, dass Homeoffice in vielen Jobs nicht möglich ist. Darum geht es aber in diesem Beitrag nicht. Der ist für die Jobs gedacht, wo es machbar ist.

Hast Du eigene Erfahrungen gesammelt und weitere Tipps? Dann schreibe gerne einen Kommentar.